سیستمهای اطلاعاتی اتوماسیون اداری ( OAS )

سیستمهای اتوماسیون اداری یا او . ای . اس پردازش اطلاعات روزانه مرتبط با فعالیتهای و وظائف اداری و زیر ساختهای سازمانی را بر عهده دارند . در این سیستمها از ابزار ها و نرم افزار‌های عمومی‌مختلف از جمله واژه پرداز ها مانند MSWord ، کاربرگهای الکترونیکی مانند MSExcel ,  Quattropropro  نمایش اسلاید ها

مانند powerPoint و بانکهای اطلاعاتی شخصی مانند MSAccess  استفاده می‌شود . از امکانات دیگری از قبیل پست الکترونیکی ، فاکس و امثال آنها در سیستمهای اتوماسیون اداری برای بر قراری ارتباطات و انجام امکانات و ارسال پیامها هم استفاده می‌شود این ابزار ها در سیستم ارتباطات الکترونیکی دسته بندی شده اند  و در سیستمهای اتوماسیون اداری به آنها پرداخته نمی‌شود .

شاید رایج ترین سیستمهای اطلاعاتی ، همین سیستمهای اتوماسیون اداری باشند که در اکثر سازمانها از آنها  استفاده    می‌شود . اما نکته مهم در این موضوع عدم سازگاری بسیاری از نرم افزار‌های مشابه در برخی از سازمانهاست . یکی از وظایف مهم توسعه فن آوری اطلاعات در سازمانها ، استاندارد سازی فرمتهای کاری و سازگاری برخی از ابزار‌های سیستمهای اتوماسیون  اداری مطابق محیط ارتباطی داخل و خارج سازمانهاست .

برخی سازمانها از نرم افزار‌های ویژه اتوماسیون اداری به طور یکپارچه و هوشمند استفاده می‌کنند تا وظایف گردش و تولید اسناد و مکاتبات  و تصمیم گیریها به اضافه عملیات دبیرخانه نیز به طور سیستماتیک و اتومات انجام گیرد . برخی دیگر از سازمانها به طور  پراکنده و اغلب بدون ارتباط شبکه ای و غیر سیستماتیک از ابزار‌های مستقل سیستمهای اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند . شرکت نرم افزاری مایکروسافت ، یک مجموعه سازگار و عالی از این نوع نرم افزار ها را به نام مجموعه Office تولید و مدام کارایی آنها را توسعه می‌دهد . با توجه به امکانات  نصب شبکه ای مجموعه Office به راحتی می‌توان بسیاری از خدمات  اتوماسیون اداری را در انها طراحی و پشتیبانی نمود ( زرگر ، 1384: 31)

درنگاه  عامه ، بسیاری فناوری اطلاعات را برابر با این مفهوم می‌دانند، اتوماسیون اداری . کاربرد فناوری رایانه و ارتباط به منظور تسهیل امور اداری در سازمان به منظور ارتقاء کارایی آنهاست . استفاده از رایانه جهت تهیه اسناد ، نگهداری و باز یافت آنها و نیز ارسال داده به بخشهای مختلف سازمان و خارج از آن اثرات چشمگیری را به همراه داشته است . ایده دفاتر بدون کاغذ و نتایج مفید حاصل از آن تنها ازطریق به کار گیری سیستمهای اتوماسیون اداری تحقق می‌یابد .

مطلب مشابه :  ایده هرم مشتری و الزامات استفاده از آن

با پیدایش سیستمهای پست الکترونیکی ، کارکنان اداری برای یکدیگر پیام نیز ارسال می‌کنند. در ضمن از آنجایی که کارکنان اداری می‌توانند از فایلهای مشترک استفاده کنند ، تابلو‌های اعلانات الکترونیکی نیز ایجاد شده است . این فایلها پست الکترونیکی هستند که مردم می‌توانند پیامهای عمومی‌خود را بر روی آنها قرار دهند . این امکانات بسیار جالب توجه هستند ، به طوری که با پیشرفت فناوری می‌توان نمودار هایی با کیفیت عالی در این پیام ها قرار داد . به علاوه با پیدایش هزینه مکاتبات  کاهش یافته ، به طوری که مدرک حاوی متن ، تصویر و نمودار را با قیمت ارزان می‌توان ازطریق خطوط تلفن انتقال داد . به موازات این پیشرفتها فناوری رایانه ی ، سیستمهای صوتی اداری را نیز ارتقاء بخشیده است . تلفنهای اداری به سیستمهای اختصاصی مبادله خیلی پیچده مرتبط می‌شوند .

سیستمهای نوشتار گروهی نیز تهیه شده است . این سیستمها به کارکنان کمک می‌کنند تا بتوانند به صورت کارآموزی و گروهی با یکدیگر کار کنند. ، هدف از تهیه سیستمهای نوشتار گروهی آن است که کار  افراد به تلاشهای گروهی منجر شود و هم این که بتوان به بخشی از کار دیگران که تهیه شده است ، دسترسی داشت . کاربرد سیستمهای ویدئویی نیز رو به گسترش است . سازمان‌های بزرگ از قابلیت کنفراس ویدئویی استفاده می‌کنند تا کارکنان بدون نیاز به مسافرت بتوانند به صورت رو در رو با یکدیگر ارتباط بر قرار کنند . در ابتدای  کار ،  از این قابلیتها  برای ارتباط چند مدیر در دو سه محل استفاده می‌شد . اما اخیراً از این سیستمها برای  ارتباط هزاران نفر بر روی یک موضوع استفاده می‌شود .

اتوماسیون اداری ( Office Automation ) : مکانیزمی‌است در راستای بهبود بهره وری سازمان از طریق  اعمال مدیریت اثر بخش و کاربر مجموعه فعالیتهای سازمان با بهره گیری از : گردش الکترونیکی مکاتبات  در سطح سازمان ، جستجوی آسان در اطلاعات ذخیره شده ، پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان ، حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری ، اعمال کنترل مناسب بر کاربران ، ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات ، بهبود ارتباطات درون سازمانی .

مطلب مشابه :  مولفه‌های اصلی و عوامل تشکیل دهنده هوش عاطفی

سیستم اتوماسیون اداری وظیفه بر قراری ارتباطات داخلی سازمان و همچنین افراد سازمان با خارج از سازمان را عهده دار است . این ارتباط به بهبود هماهنگی فعالیت ها و کیفی کردن کار کمک می‌کند . پردازشگر‌های متن ، پست الکترونیک ، ارسال صدا ، ارسال فاکس ، ویدئو کنفرانس و کنفرانس کنفرانس صوتی از ابزار هایی که می‌تواند در این مجموعه  به کار رود . سیستم اتوماسیون اداری از سیستم کارتابل و مدیریت فرایند ها تشکیل می‌شود  که با سیستم دبیر خانه ، سیستم‌های پردازش عملیات و سیستم آرشیو در ارتباط است . بنابراین در یک مجموعه کامل اتوماسیون اداری کلیه عملیات سازمان ازطریق سیستم‌های نرم افزار‌های سازماندهی می شود .

باید توجه کرد که ازطریق مدیریت فرایند ها در یک سیستم جامع نرم افزاری می‌توان تمامی‌عملیات یک سازمان را با استفاده از ابزار‌های پیش گفته به نحو مطلوب سازماندهی کرد . می‌توان با استفاده  از سیستم مدیریت فرایند گردش کلیه فرمهایی را که در سیستم‌های پردازش عملیات (TPS ) وجود دارند را از طریق سیستم کارتابل به انجام رساند . به این ترتیب بدون استفاده از فرمهای کاغذی ” تایید‌های ” مورد نیاز هر فرم تعریف می‌شود و با گردش آن در سیستم کارتابل هر  فرایند تکمیل  می‌شود . بنابراین اتوماسیون اداری فراتر از بکار گیری تنها یک سیستم کارتابل در سازمان است ولی بخشی از آن محسوب می‌گردد . ضمن آنکه باید توجه داشت با استفاده از سیستم‌های یکپارچه که در ان کلیه فرایند‌های سازمانی با یکدیگر مرتبط هستند می‌توان به مفهوم کامل به سمت سازمانی حرکت کرد که در آن گردش اطلاعات سریع به موقع و با اطمینان را انتظار داشت و حتماً بدون استفاده از حتی یک برگ کاغذ .

دسته بندی : آموزش-سریع